FLUJAVIAConsultas y pruebas de nivel
Registramos cada solicitud, detectamos la información pendiente y la dirigimos al idioma, modalidad o prueba correspondiente.
AUTOMATIZACIÓN PARA ACADEMIAS DE IDIOMAS · BARCELONA
Menos gestión repetitiva en tu academia de idiomas.
Ayudamos a ordenar consultas, pruebas de nivel, matrículas, cambios de grupo y seguimientos para que el equipo dedique más atención al alumnado y menos tiempo a copiar información entre herramientas.
Analizar el proceso de mi academiaMatrículas y grupos
Preparamos los datos necesarios para revisar disponibilidad, formalizar la inscripción y gestionar cambios sin perder el historial.
Avisos y seguimiento
Organizamos recordatorios de documentación, inicio de curso, renovaciones y contactos pendientes manteniendo la revisión humana.
Un flujo adaptado a cursos, niveles y temporadas.
Las academias combinan cursos intensivos, clases regulares, grupos por nivel y consultas en distintos idiomas. Diseñamos el sistema alrededor de esas reglas, no al revés, y empezamos por un proceso pequeño que pueda medirse.
PRIMER CONTACTO
Cada consulta llega con un siguiente paso claro.
Un formulario, correo o mensaje puede convertirse en una ficha organizada con idioma, nivel aproximado, modalidad, horario y canal de contacto. Si faltan datos, el sistema los señala para que el equipo sepa qué preguntar.
Clasificación inicial
Separar consultas por idioma, tipo de curso, edad, modalidad y disponibilidad solicitada.
Prueba de nivel
Enviar o preparar el recurso adecuado y registrar si la persona lo ha completado.
Seguimiento comercial
Recordar qué persona pidió información y todavía no ha escogido curso o formalizado la matrícula.
OPERATIVA
Menos cambios dispersos entre correo, calendario y hojas de cálculo.
Las solicitudes de cambio, recuperación, baja o documentación pueden quedar reunidas con responsable y estado. Las decisiones académicas, económicas y los casos especiales siguen en manos del equipo.
Cambios de grupo
Recoger la petición y dejar preparada la información necesaria para comprobar alternativas.
Documentación pendiente
Detectar matrículas incompletas y avisar al responsable sin perseguir listas manualmente.
Comunicaciones
Preparar avisos segmentados por grupo o curso para revisión antes del envío.
¿Qué proceso conviene automatizar primero en una academia?
Normalmente conviene empezar por el recorrido entre la primera consulta y la matrícula: es repetitivo, fácil de medir y permite comprobar si se reducen olvidos y datos incompletos sin tocar decisiones académicas.
¿Qué puede automatizar una academia de idiomas?
Las tareas administrativas repetitivas: registrar consultas, pedir datos pendientes, clasificar por idioma y nivel, preparar recordatorios, ordenar solicitudes de cambio y programar seguimientos.
¿Puede asignar un nivel o un grupo automáticamente?
Puede recoger respuestas y preparar una propuesta según reglas definidas, pero la validación académica y las excepciones deben permanecer bajo supervisión del equipo.
¿Hay que cambiar el programa de gestión?
No necesariamente. Primero revisamos el CRM, correo, formularios, calendario y plataforma académica existentes para comprobar qué integraciones son viables.
¿Se puede empezar con una demostración?
Sí. Se puede representar un proceso con datos ficticios o anonimizados antes de conectar herramientas o tratar información real de alumnos.
PRIMERA CONSULTA
Cuéntanos qué tarea se repite en tu academia.
Describe cómo gestionáis ahora las consultas, pruebas de nivel o matrículas. No incluyas datos personales de alumnos.